Resposta curta: para trocar de contador, você escolhe o novo escritório, confere o aviso prévio do contrato atual, comunica a saída por escrito e combina a entrega dos documentos da empresa. O novo contador conversa com o anterior, atualiza os acessos e revisa os impostos. A empresa continua funcionando normalmente durante a troca.
Trocar de contador costuma parecer mais complicado do que é. Muita gente adia a decisão por medo de perder documentos, atrasar impostos ou ter de parar a empresa. Com um passo a passo claro, a transição acontece em segundo plano, enquanto você segue cuidando do negócio.
Quando vale a pena trocar de contador?
Não existe um momento obrigatório. Os sinais mais comuns de que é hora de rever o atendimento são:
- você não entende o que está pagando de imposto nem por quê;
- as dúvidas demoram para ser respondidas;
- a empresa cresceu e precisa de planejamento, não só de guias no fim do mês;
- você nunca recebeu uma análise do regime tributário da empresa.
Passo a passo para trocar de contador
1. Escolha o novo contador e peça uma proposta por escrito
Converse com o novo escritório sobre a sua empresa: atividade, faturamento, número de funcionários e o que você espera do atendimento. A proposta deve listar cada serviço, o valor, a periodicidade e a forma de reajuste. Isso evita surpresas depois.
2. Confira o contrato com o contador atual
Veja se o contrato prevê aviso prévio (é comum algo entre 30 e 90 dias) e como deve ser feita a comunicação de saída. Respeitar o que foi combinado deixa a transição tranquila para todos.
3. Comunique a saída por escrito
Envie um comunicado formal ao contador atual informando a data de encerramento do serviço e o nome do novo escritório. Um e-mail ou carta com confirmação de recebimento é suficiente na maioria dos casos.
4. Combine a entrega dos documentos
Os documentos e registros contábeis pertencem à empresa. O ideal é que a entrega seja registrada em um termo ou protocolo com a lista do que foi repassado. Os itens mais comuns são:
- contrato social e alterações;
- balancetes, balanço e livros contábeis (diário e razão) dos últimos exercícios;
- declarações entregues e guias de impostos pagas;
- folha de pagamento, registros de funcionários e pró-labore;
- parcelamentos de impostos em andamento, se houver;
- senhas e acessos usados em nome da empresa.
5. Atualize os acessos e as procurações
Procurações eletrônicas e acessos dados ao contador anterior (por exemplo, no portal da Receita Federal, na prefeitura e nos sistemas da folha de pagamento) são revogados e concedidos ao novo escritório. O novo contador orienta como fazer cada um.
6. Faça uma revisão antes de seguir
Com os documentos em mãos, o novo contador confere se as obrigações estão em dia e se o regime tributário ainda faz sentido para o faturamento atual. Esse é um bom momento para tirar dúvidas antigas e alinhar como vai funcionar o atendimento.
Preciso parar a empresa durante a troca?
Não. As vendas, a emissão de notas e a rotina seguem normalmente. O mais comum é a troca acontecer na virada de um mês: o contador anterior fecha o último mês sob a sua responsabilidade e o novo assume a partir do mês seguinte, sem lacunas.
Quanto tempo leva?
Depende do aviso prévio do contrato atual e do volume de documentos. Na prática, a transição costuma levar algumas semanas. Ter os documentos organizados e uma lista de entrega ajuda a acelerar.
Dúvidas frequentes
Posso trocar de contador no meio do ano?
Sim. A troca pode acontecer em qualquer mês. O importante é combinar com clareza qual contador fica responsável por cada mês e por cada obrigação.
Preciso avisar a Receita Federal que troquei de contador?
Não existe um comunicado específico de troca. O que muda são os acessos e as procurações eletrônicas, que passam do contador anterior para o novo.
E se os documentos demorarem para ser entregues?
Os documentos pertencem à empresa. Se houver demora, o novo contador orienta como formalizar o pedido de entrega por escrito.
A troca de contador muda o valor dos meus impostos?
A troca em si não muda os impostos. Mas a revisão feita na chegada pode mostrar se o regime tributário atual ainda é o mais adequado para o seu faturamento.
Próximo passo
Se você está pensando em trocar de contador, a Bertulino tem um gestor dedicado que cuida da transição e conversa com o seu contador atual. Veja como funciona a troca de contador na Bertulino ou fale com um contador pelo WhatsApp.